协会机构管理规定

澳大利亚华人之家协会 2016.11.11

一、协会最高机构为理事会

        理事会由理事会主席、副主席、各理事成员组成。

二、协会主要核心人员及负责制

   本会为会长负责制,核心团队由会长、执行副会长、秘书长、副秘书长组成。会长出差由执行副会长主持协会的全面工作,会长、执行副会长同时出差时,由秘书长或者副秘书长负责主持协会全面工作。

三、会员权益

1、正式会员有资格参加本会及其分支机构及各兴趣小组活动的权力。

2、任何人都无权将会员的利益发放、销费给予正式会员以外的人或单位。

  

四、联谊会负责人

     协会各部负责人每年至少组办一至二次的联谊活动,并在官方大群和兴趣群上发布,凡一年内没有任何活动的部门,撤换该兴趣小组或联谊部负责人,对于无人接管担任负责人的部门给予撤销。

五、协会活动策划书及收支经费申请程序

1、协会大型活动负责人,活动前做出项目策划书、财务收入、支出预算报告及项目实施流程,提交理事会审议批准后方可实施。在实施过程中任何人采购物品或项目开支不得超资运行,对于超支运行者,费用自理。

2、会长有权决定审批$100以下活动经费。

六、各部工作计划及收支经费申请程序

 1、需要申请经费的项目

各部或兴趣小组及分支机构拟举办活动,应写出年活动项目策划书及收、支预算报告或者活动项目申请表,理事会根据各部及分支机构提交项目进行评估、审议经费预算,批准经费后方可实施。

2、对于无需申请经费的项目

各联谊部部长及分支机构项目负责人拟举办活动时,需向会长、执行副会长提交申请表或者微信申请,并将此活动在协会各大群公告发布,让感兴趣的会员参与。

3、对于无申请经费又涉及收入的项目

1)凡以协会或者协会各部名义举办一切活动,涉及收入(包括会员非会员赞助、捐款、学费、场租等收入)需统一存入协会银行运营账户,由本活动项目负责人写出收、支报告,然后由会长执行副会长根据递交的项目策划书或者收支表进行审批报销。

2)凡以协会或者协会各部名义举办一切活动所得收入应30%归协会发展基金。

4、使用资金注意事项

任何人未经批准擅自使用资金。对于先斩后奏者或者超支运营者,由项目负责人全部承担发生的费用,协会一律不承担任何责任。

5、不预支持的活动。

对于该活动项目负责人未向理事会提交:A、活动项目策划书;B、收支预算报告者(或者未填写活动项目申请表);C、提交时间提前15天以上;协会不预支持。

6、申报活动

未经协会批准,任何人不得以协会名义在协会以外举办任何活动。

七、对外宣传

1、协会或者各部、文艺团体一切户外、户内活动对外宣传稿件均要求经执行会长或报宣传部部长审核通过后,方可署华人之家、北京之家名称对外发布。

2、协会或者官方各部门一切户外、户内活动均需与协会申报会长、执行会长对稿件审核通过后,由宣传部或者副会长、执行副秘书长负责各联谊会活动统计、并检查活动情况,由宣传部写出实時新闻报导经审核后并上刊发布。

3、协会各官方各部、文艺团体(不包括排练)以协会名义,组织任何活动需在协会大群上公开发布告知,告知有兴趣的会员一起参与(协会活动没有内外之分)。

4、本会会员及组织机构负责人不能利用北京之家、华人之家活动之机,大篇幅在本会各大群中公开宣传其他协会、同乡会,如果需要宣传需执行会长审批按照协会广告管理规定由广告部上传发布。

八、授权专人上传文件至协会微信群

1、凡是以协会名义下达通知或者消息,均由协会授权的人员发布,其他人未经授权不得随意以协会名义发布各类文件。所有上传的文稿、图片、视频需经协会指定的人审核后,方可由授权人上传。

2、以本会各隶属分支机构及各联谊会独立开展活动时,由负责人与会长、执行副会长或者秘书长沟通登记(因涉及会员保险),各负责人以本会“分支机构或者兴趣小组、联谊部名义”上传发布。

九、互相支持

     对于本会战略合作伙伴活动,本会会员应该积极支持,协会会长,将指派专人代表华人之家参加其活动。

十、协会权益

1、本会经费必须用于本会章程及规定的业务范围和事业发展。凡以本会名义获得的赞助费及获捐款捐物必须进入本会账户和财产登记。本会财产及收入受法律保护,任何单位、个人不得侵占、私分和挪用。

2、任何会员、协会行政人员在华人之家及所属分支机构、兴趣小组、联谊部直销的产品,不得与协会“捐款企业”指定类型产品相冲突,违者协会有权将其移出群体,即为自动退出协会行政职务。

十一、选任职务的唯一性

本会会长、执行会长、副会长、秘书长、副秘书长、办公室主任为本会最重要职务岗位,在本社团协会必须是唯一的任职,一个协会机构主要核心成员代表着该协会的形象和名声,凡在其他兄弟协会担任职务的,在本社团协会选举重要职位时,无选举权和被选举权,但是可以参选会员代表及顾问,特例对协会有贡献的人才可当选理事会成员。

 

十二、出席协会理事会议及会员代表会议

    凡是理事成员、会员代表、会长、副会长、秘书长、副秘书长一年内三次不参加会议(包括微信窗口会议,请假出差除外),即为自动退职,由会议记录人员负责考核。

 

十三、对协会机构核心人员具备素质的要求

协会机构核心成员由本协会理事会主席、副主席、会长、常务副会长(执行副会长)、秘书长组成,应具备如下要求:

1、讲团结,讲统一,讲合作;

2、做团结的事,讲团结的话,做到互帮、互敬、互爱、互利、互相理解;

3、海纳百川,大海胸怀,大局意识;

4、团结一切团结的力量,努力完成华人大业,建设华人之家俱乐部Club,实现华人奋斗目标不变。

十四、本会隶属分支机构及兴趣小组、联谊部等团体的管理

1、由于本会是实名缴纳会费制性质,本会隶属分支机构、兴趣小组、联谊部及艺术团的成员必须是正式会员,若群体存在非会员需各兴趣小组、联谊部负责人做说服工作成为正式会员或者退出。

2、为管理运营方便各联谊会群必须接受有二名协会“会员管理部”的工作人员加入本群,群主无权将协会“会员管理部”工作人员移出群。

3、为了便于加强协会对各分支机构、兴趣小组、联谊部等隶属团体及分支机构的支持和帮助以及协调相关事宜,以后逐渐各兴趣小组、联谊部群等官方机构群,群主由协会“会员管理部”的工作人员担任,人员须是协会“会员管理部”的现职工作人员。原群主可采用“群主管理权转让”方法转给管理部的工作人员。

4、对于不愿意转让管理权的该群会长、团长,协会视为非协会官方团体,如原群主组织活动,该群会员的意外保险由原群主个人承担负责,与协会无关。

5、任何情况下,未经协会批准,各分支机构的会长或兴趣小组、联谊部群主,不得将管理部人员移出该群。

6、各兴趣小组、联谊部负责人有义务配合“会员管理部”工作人员的收会费工作。

十五、会员意外保险

      本会涉及到保险,每次活动有足够的文字凭证非常关键,有充分凭证,以便保险公司理赔。

1、从2017年7月1日后,华人之家协会为会员所投的意外伤害保险,仅对在协会组织机构名单上注册的分支机构开展的经过协会报批的活动负责。凡不在协会管理机构中备案的,借华人之家(或北京之家)名义组织的团体的会、群等,本协会所投保险均不在保险范围。任何时候出现任何意外伤害均由该组织者或者群主或者当事人负责,与华人之家(或北京之家)无关,本协会不承担任何法律责任。

2、华人之家下属机构-原北京之家、各官方联谊会、各文艺团体组织的活动,一定有书面申请或者项项策划书提交协会,核心机构会长、执行副会长、秘书长、执行副秘书长,经书面审批后,方可举办活动。

3、参加活动现场来人都要签到,做到有章可循,随时准备提供保险方面的法律依据。

十六、禁止在本会拉人抢人

     2014年北京之家协会创建,由首任丁秘书长所建微信群,首先利用微信平台把会员招集一起,本协会人力资源归本会所有,禁止利用职位便力或会员身份从本会微信平台公开或不公开变相拉人、抢人活动行为。

十七、协会固定资产管理

1、协会所有固定资产及物品由协会资产管理部专人保管。

2、固定资产及物品包括会服、演出服、横幅、会旗、一拉宝、户外大口铝锅、煤气罐、钢琴、电脑(包括笔记本电脑)等等物品,由协会资产部统一造册,每次协会采购活动用不完的物品也统一造册。

3、凡协会、兴趣小组、联谊部活动,使用协会固定资产物品一律由会长审批到协会固定资产管理部办理借用手续。

4、借用物品及时归还,凡本会以外的社团借用一律由会长审批租用。任何人不得做损害协会利益的事。

十八、经费及来源

1、本会经费来源:个人捐赠;会费;各类赞助;咨询服务;其他收入。

2、从事商务的会员利用本会商务平台实现的商务咨询服务收入,应按照双方签订的协议以捐款、赞助、咨询或服务费的形式回馈本会。

3、协会每年将定期公布财务状况。

十九、官方活动

对于地方政府、总领馆通知下达的参观、迊送宾客、庆典活动的事务;对于各社区团体及战略合作伙伴正式邀请本会参加庆典活动,协会机构核心人员参加或者会长根据协会工作需要安排协会主管副会长及相关人员参加(要求正装出席注意本会形象)参加人总一定符合第八章协会机构管理第十一条唯一性任职,如有重点内容、任务汇报给理事会。