澳大利亚华人之家协会宪章

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1. 说明

(1) 在这些章程中

 

“法案”——系指1981年《协会注册法案》,(昆士兰)

 “准会员”——系指并非普通会员(定义如下),但支持协会的目的和宗旨,向协会申请并被协会接受为准会员资格的人士。准会员没有投票权,没有资格成为管理委员会成员;

 协会——系指澳大利亚华人之家协会;

 管理委员会——系指协会的管理委员会;

 普通会员——系指身为注册前的澳大利亚华人之家协会会员且共同申请了此注册的人士,以及管理委员会可能随时准许其加入普通会员身份的人士。普通会员拥有投票权,有资格成为管理委员会成员;

 “出席”——系指

  • 管理委员会会议,请参见章程第23(6)条;或
  • 全体会员会议,请参见章程第 37(2)条。

(2) 在这些规章中没有定义一个单词或词句的解释,但是法案中定义了该单词或词句的解释,根据上下文,采用法案中的定义。

2. 名称

本注册协会的名称为“澳大利亚华人之家协会”(以下称为“协会”)。

3. 目标

协会的目标是,作为一个非政治性、非营利性且非宗教性的组织,开展以下活动:

(1)  促进身处澳大利亚的海外华人之间的联谊,促进和增强会员之间的互助和友谊。

(2)  促进会员之间在个人和业务层面上的配合与合作。

(3)   与其他具有相似目的和宗旨的社团(无论是澳大利亚社团还是海外社团)缔结联盟或合伙关系。

(4)  资源,开发和维护满足该协会会员资格的人的网络,以及他们的家庭成员。

(5)  为会员提供一个聚会地,以鼓励、培育和发展公司有相似文化传承的人的友谊、娱乐和共同乐趣。

(6)  鼓励和促进个人会员或协会会员向需要支持或帮助的澳大利亚社团(无论是否是中国人社团)提供援助与支持(无论是实际的、经济的还是其它方面的),以及在必要时组织和协调此等活动。

(7)  建立和维护信息库和网络,该信息库和网络可以为会员和他们的家人提供业务联系或和他们生活在澳大利亚可能需要的其他信息。

(8)  培养、鼓励和促进会员的职业、商业及个人发展。

(9)  努力实现世界和平,促进中国和澳大利亚两国人民之间的团结、友好、合作、善意及感情。

(10)  为会员,尤其是从事商业活动的会员的利益,建立和维护一个现代化中澳商业信息平台和中澳商业、贸易与文化引进及沟通体系。

4. 权力

(1)  协会拥有作为单独个体的权力。

(2)  举例来说,协会可以——

  • 签订合同;以及
  • 购买、持有、出售和处置财产;以及
  • 为其提供的服务和设施收费;以及
  • 因执行其事务所必要的或方便的其他事情。

(3 )  协会也可能会发行协会的担保票据和无担保票据、债券和信用债券。

5. 会员分类

(1) 协会的会员包括普通会员和准会员。

(2) 普通会员和准会员的人数无限制。

(3) 普通会员必须拥有专业或商业背景(无论是在职还是已经退休),以及希望参与社团服务的期望和意愿。

(4) 准会员无须具备第5(3)条中规定的资格,但必须愿意支持协会的目标与宗旨。

6. 自动加入会员

(1)  符合以下条件的人士:

  • 在协会注册成立的当天是注册前“澳大利亚华人之家协会”的会员,并且
  • 参与签署了协会成立所必要的文件,以及
  • 在管理委员会指定日期或之前,以书面形式同意成为注册协会会员,必须经由管理委员会准许成为协会的一名普通会员。
7. 新会员资格

(1)对协会会员资格(无论是普通会员还是准会员)的申请,必须由一位协会成员(“推荐人”)进行推荐,并由另外一位协会会员(“附议者”)进行附议。推荐人和附议者中至少应有一位是协会的普通会员。

(2)对协会会员资格的申请必须——

  • 以书面方式提出,以及
  • 经过申请人和申请人的推荐人及附议者签字;以及
  • 由管理委员会决定申请方式
8. 会员费

(1) 会员费

  • 会费金额由普通会员在全体会员会议上决定;并且
  • 由管理委员会决定支付的时间和方式。
  • 会员应支付的会费必须由他们亲自支付。
9. 新会员的准入和拒绝

(1) 管理委员会必须在下列情况下在最近一次委员会会议上考虑会员申请资格——

  • 收到会员入会申请书后;以及
  • 收到申请所需会费后。

(2) 管理委员会必须确保,在申请人申请入会后并在管理委员会考虑此人的申请之前,尽快向此人告知——

  • 是否有协会公共责任保险;以及
  • 如果有协会公共责任保险——具体保障的金额。

(3) 管理委员会必须在开会决定是否接受或拒绝该申请。

(4) 如果大多数出席了会议的管理委员会成员投票接受申请人作为一名会员,申请人必须被接受成为所申请的会员。

(5) 协会秘书必须在管理委员会决定接受或拒绝申请后合理可行的前提下,尽快给予申请人关于该决定的书面通知。

10. 会员资格到期

(1) 协会会员将辞职的书面通知交送秘书。

(2) 辞职将在以下时间生效——

  • 协会秘书收到辞职通知书之时;或
  • 如果通知书中写明了日后辞职时间——具体日后时间。

(3) 管理委员会通过一项由三分之二的管理委员会成员通过的决议,那么现在可能终止其会员资格,如果会员——

  • 被判犯有可公诉罪行;或
  • 不遵守本章程中的任何条款;或
  • 他或她的行为被认为是对协会的性质或利益有害或不利的。

(4) 在管理委员会终止某位会员的会员资格之前,该委员会必须给予该会员一个完整和公平的机会来让其表明不应终止其会员资格的理由。

(5) 如果在考虑会员的所有表现之后,管理委员会决定终止其会员资格,则委员会秘书必须以书面形式将该决定告知会员。

(6) 会员资格应在以下情况时自动终止:会员的会员费在本章程第8条规定的支付日期逾期两个月后仍未付清。

11. 对会员资格的拒绝或终止提出上诉

(1)会员资格申请被拒绝或被终止的人员,可以书面形式通知秘书对决定提出上诉的意向。

(2)上诉意向的通知书必须在收到决定的书面通知的一个月内提交给秘书。

(3)如果秘书收到上诉意向的通知,秘书必须在收到通知后的一个月内召开会员总会决定上诉。

12. 全体会员会议决定上诉

(1)秘书长收到上诉意向通知书后三个月内必须召开全体会员总会来决定上诉。

(2)在会议上,申请人必须有一个完整的和公平的机会来说明为什么不应该拒绝其申请或不应该终止其会员资格。

(3)此外,管理委员会和拒绝或终止其会员资格申请的委员会成员必须有一个完整的和公平的机会来说明为什么应该拒绝其申请或终止其会员资格。

(4)上诉必须由出席会议并有权投票的普通会员的多数票决定。

(5)如果在收到决定的书面通知后1个月内,不对会员申请被拒绝提出上诉,或虽然上诉,但上诉失败,秘书必须尽快将退款退给支付会员费的人。

13. 会员登记名册

(1) 管理委员会必须备存一份协会会员的登记名册。

(2) 会员名册中必须包括每位会员的以下具体信息——

  • 会员的全名,包括其正式的中文名和常用的澳大利亚名(在都适用的情况);
  • 会员的邮政或住住宅地址,及任何电子邮件地址;
  • 被批准成为会员的日期;
  • 会员死亡日期或辞去会员职务的时间;
  • 终止或恢复会员资格的详细信息;
  • 会员级别;
  • 管理委员会或会员在全体会议上决定的其他任何事项。

(3) 会员登记名册必须在所有合理的时间开放供协会成员检查。

(4) 欲对会员名册进行检查时,会员必须与协会秘书联系。

(5) 然而,管理委员会可能为协会会员隐瞒有关会员的检查可用的信息(除了会员的全名),如果管理委员会有合理理由相信信息的披露将导致会员处于伤害的危险之中。

14. 禁止使用会员登记名册信息

(1) 协会的会员不得——

  • 出于政治、宗教、慈善或商业目的,为了联络另一协会会员或向其发送材料而使用从协会会员名册中或协会的网站或电子邮件中获取的信息;或
  • 将从协会会员名册中或协会的网站或电子邮件中获取的信息披露给其他人,明知信息可能会被另一个协会会员出于政治、宗教、慈善或商业的目的用来联系,或发送材料。。

(2) 如果信息的使用或披露经过了协会批准,则子规则(1)不适用。

15. 秘书的任命或选举

(1)秘书必须是定居在昆士兰的居民,且是协会的普通会员,通过协会选举成为秘书。

(2)如果在协会注册之前,协会没有选出协会秘书的临时官员,则管理委员会的会员必须确保在协会成立后一个月之内任命或选举出一位秘书。

如果秘书的职位有所空缺,管理委员会的成员必须确保在职位空缺出现后一个月内任命或选举出一位协会秘书。

16. 协会秘书的解职

(1) 协会的管理委员会可以在任何时候免职由委员会任命的秘书。

(2)如果被管理委员会免职秘书职位,其仍然是管理委员会的会员。

17. 协会秘书的职责

协会秘书的职责包括,但不限于——

     (a)召集协会的会议,包括与协会会长进行咨询后准备的会议通知和会上的业务通知;和

     (b) 存档每次会议的会议记录,和

     (c)存档所有往来信函的副本和其他与协会相关的文件;和

     (d) 保存协会的会员名册;

     (e)及时向会长和副会长报告与大使馆或领事馆相关的所有事项的进展和结果,以及与侨务办公室的国内有关部门的事项。

18. 管理委员会的成员资格

(1)协会的管理委员会由一位会长、一位副会长、一位秘书、一位财务主管,以及其他经大会选举的协会普通会员 (不超过五位)。

(2)管理委员会的成员必须是协会的普通会员。

(3)在协会的每年度全体会议上,管理委员会的会员必须退职,但有资格提名连任。

(4)被选举担任过管理委员会特定职位(除会长或秘书以外,参见章程第19(6)条)的协会普通会员,在连任(无论是连续连任还是断续连任)该职位三个公历年之后,无资格再次被选举担任该职务。

(5)根据章程第21条,协会的任何普通会员可能会被管理委员会任命为一个临时空缺职位,除非根据此前的子规则或章程第19(6)条取消资格

19. 选举管理委员会

(1) 管理委员会的成员可通过以下方式选举——

      (a) 协会的任何两名普通会员可以提名另一位普通会员(以下称为“候选人”)作为管理委员会成员;

      (b) 提名必须——

             (ⅰ) 以书面方式;以及

             (ⅱ) 由候选人和提名他或她的会员签字;以及

             (ⅲ)在将要进行选举的年度全体会议举行前至少14天递交给协会秘书;

      (c) 每位出席年度全体会议的每位普通会员均有资格为管理委员会每个空缺职位的候选人投票;

      (d)如果在会议开始时,没有足够的候选人被提名,可能从会议议员席提名。

(2) 可以成为候选人,须符合以下条件——

       (a) 成年人;并且

       (b)普通会员;并且

       (c)根据法案61A节或章程第18(4)条款,失去当选会员的资格。

(3)候选人的姓名按字母排序,以及提名候选人的普通会员的姓名,至少在年度大会举行前7天张贴在办公室或经常举行协会会议的会议室的显眼地方。

(4)如果管理委员会要求,候选人名字按字母排序的投票名单必须准备好。

(5)管理委员会必须确保,在候选人被选举为管理委员会成员之前,该候选人已经被告知——

      (a)是否有协会公众责任保险;以及

      (b)如果有协会公众责任保险——具体保险的金额。

(6) 协会普通会员可以被选举为会长或秘书,但每个职位的连任期不可超过四年。

(7) 在其他协会或非营利性组织中担任会长或同等职位的人士无资格被选举为(或继续担任)协会的会长。

20. 管理委员会官员的辞职、免除或休假

(1)管理委员会的成员可以通过向协会秘书提交辞职的书面通知,辞去其在委员会中担任的职务。

(2)辞职将在以下时间生效——

          (a) 协会秘书收到辞职通知书之时;或

          (b )如果通知书中写明了日后辞职时间——具体日后时间。

(3) 经出席协会全体会议且有资格在该会议上投票的66.66% 以上会员赞成决议,可以免除该会员在管理委员会中的职务。

(4) 在会员进行投票是否免除会员之前,该会员必须有一个完整和公平的机会来让其表明为什么他或她不应该被撤职。

(5) 在此规章下被免职的会员没有上诉的权利。

(6) 出现法案第64(2)条所述的情况下,或连续三次未能出席管理委员会的会议时,管理委员会成员将立即被免除管理委员会成员职务。

21. 管理委员会的职位空缺

(1)如果管理委员会出现职位的临时空缺,委员会现有会员可以任命协会的另一位普通会员填补这一空缺,直至下一个年度全体会议。

(2)即使管理委员会出现职位的临时空缺,管理委员会现有的会员仍可运行。

(3)但是,如果委员会会员的人数少于规章24(1)所规定的管理委员会作为一个群体应有的人数,只有在以下情形委员会仍可运行——

      (a) 将管理委员会成员的数量增加至规定的法定人数。

      (b) 召集协会全体会议。

22. 管理委员会的职能

(1) 在遵守本章程及协会会员在全体会议上通过的决议的前提下,管理委员会对协会事务、财产和资金拥有全面控制、治理和管理权。

(2) 管理委员会有权解释这些规则的含义,以及本章程未涉及的与协会有关的任何事项,但任何解释都必须依据法案,包括依据法案制定的管理规定。

(3) 管理委员会可以行使协会的以下权力——

       (a) 以协会会员决定的方式借款、提高或担保支付金额;和

       (b) 担保段落(a)提到的金额或付款或任何债务、责任、合同、担保或协会以任何方式所应承担义务的履行,包括债券的发行(永久性债券或其它债券)、收取的全部或者部分协会财产,包括现在财产和未来财产;和

      (c) 发行证券的购买、赎回或偿还;和

      (d) 从会员处的借款金额和支付借款金额利息;和

      (e) 抵押贷款或收取的全部或者部分财产;和

      (f) 发行债券和其他证券,无论是直接证券还是作为协会的任何债务、责任或义务的抵押品;

      (g)券发行的提供和支付;和

      (h)协会会员随时决定的投资方式。

(4) 就子规则(3)(d)而言,利率不得超过目前透支账户的放款利率(不论贷款期限长短)——

      (a) 协会的金融机构;或

      (b)如果协会有超过一个金融机构,金融机构应由管理委员会提名。

23. 管理委员会会议

(1)在遵守本章程的前提下,管理委员会可以举行会议并进行其认为适当的事务。

(2)管理委员会必须至少每六个月举行一次会议,以行使其职能。

(3)管理委员会必须决定如何召集会议。

(4)由管理委员会决定会议的通知方式,但至少在下次委员会会议召开前五天通知委员会会员时间和地点,以及会议进行的事务的一般性质。

(5)管理委员会召开会议,或允许委员会会员参加会议,通过使用任何可行的技术允许会员听取和参与讨论。

(6)按照上述子规则第(5)条规定参与了会议的委员会成员,被视为出席会议。

(7)委员会会议上出现的提案由出席会议的委员会会员多数票决定,如果票数相等,提案则被否决。

(8)管理委员会的成员不得对与该协会签订的合同或拟议合同的问题投票,也不得就决议案投票,且其结果可能会给管理委员会的该成员、其配偶或血亲带来经济利益,则该成员不可在会上参与投票。如果存在此等利益冲突,而该成员确实已参与投票,则其投票不予计算。

(9)会长应作为管理委员会会议主席来主持该会议。

(10)如果管理委员会会议没有会长或会长未在会议开始后10分钟内出现,副会长应代替会长主持会议。如果副会长未在管理委员会会议开始后10分钟内出现,则出席成员可以选择一名会员代替会长主持会议。

24. 管理委员会会议的法定人数与延期

(1) 在管理委员会会议上,按照最后一次大会结束时选出的委员会成员,超过66.66%将构成该次管理委员会会议的法定人数。

(2) 如果在应管理委员会成员要求而召开的管理委员会会议的规定时间开始后30分钟内,出席人数未达到法定人数,则该次会议将取消。

(3) 如果不同于委员会会员要求召开的管理委员会会议开始的30分钟内没有达到法定人数,则——

      (a)该次会议将延期至少一天;以及

      (b)出席该次会议的管理委员会成员应决定延期会议的日期、时间和地点。

(4) 如果上述子规则(3)提到的延期会议,在会议开始后30分钟内出席人数未达到法定人数,则该次会议取消。

25. 管理委员会的特别会议

(1)如果秘书收到至少33%的管理委员会成员签署的书面请求,在秘书接收请求后14天内,秘书必须通知委员会成员召开委员会特别会议。

(2)如果秘书不能或不愿意召开特别会议,会长必须进行召开会议。

(3)要求召开特别会议的请求书必须说明——

           (a)召集特别会议的原因;以及

(4)特别会议通知书中必须说明——

          (a) 会议的日期、时间和地点;以及

          (b)会议上展开的业务。

(5)管理委员会特别会议必须在向管理委员会成员发送会议通知书后14天内举行。

26. 管理委员会会议的会议记录

(1)秘书必须确保所有问题、事务、决议和每个管理委员会会议的其他议程的完整和准确的会议记录都记录在一本会议记录本中。

(2)为确保会议记录的准确性,每次管理委员会的会议记录都必须经过该次会议的主席或下一次管理委员会会议主席签字,以验证其准确性。

27. 小组委员会的任命

(1)管理委员会可以任命一个由委员会认可的协会会员组成的小组委员会,帮助协会开展经营。

(2)小组委员会的成员如果不是管理委员会的成员,则无权在管理委员会会议上投票。

(3)小组委员会可选出会议主席。

(4)如果主席没有选出,或者主席未在会议开始后10分钟内出现,则出席的会员可以在会员中选择一名担任该次会议的会议主席。

(5)小组委员会可以在其认为适当时举行会议和延期会议。

(6)小组委员会会议上出现的提案由出席会议的委员会会员多数票决定,如果票数相等,提案则被否决。

28. 法案不受缺陷和失格影响

(1)管理委员会执行的法令,小组委员会或管理委员会代理会员已经有效执行的。

(2)子规则(1)适用,即使当法案被执行时——

      (a)管理委员会成员、小组委员会或管理委员会代理会员的任命存在缺陷;或

     (b)管理委员会成员、小组委员会成员或管理委员会代理会员的会员资格被取消。

29. 管理委员会无会议决议

(1)经由管理委员会所有会员签署的书面决议是合法的,与如正常召开和举行的委员会通过的决议一样有效。

(2)子规则(1)中提及的决议可能由几个文件等形式构成,每份文件由一位或多位委员会成员签字。

30. 首届年度大会

首届年度大会必须在协会第一个可报告财政年度结束后的6个月内举行。

31. 后续年度大会

每个后续的年度大会必须举行——

           (a)至少每年举行一次;并且

           (b)协会可报告财政年度结束后6个月内举行。

32. 一级注册协会和特定二级和三级注册协会年度大会上开展的业务

(1) 此规则只适用于该协会——

     (a) 一级注册协会;或

     (b)  法案59条适用的二级注册协会;或

     (c)法案59条适用的三级注册协会。

(2)以下业务必须在协会的每个年度大会上进行——

      (a)接受协会上一次报告的财政年度的财务报表和审计报告;

      (b)为采用报告的会议提供财务报表和审计报告

      (c)选举管理委员会成员;

      (d)针对一级注册协会——任命当前会计年度的审计师或会计师;

      (e)针对法案59条适用的二级注册协会或三级注册协会——任命本会计年度的审计师、会计师或批准人。

33. 其他二级注册协会年度大会上开展的业务

(1)本条规则仅在协会是适用法案59A条的二级注册协会时方适用。

(2)以下业务必须在协会的每次年度全体会议上进行——

      (a)接受协会上一次报告的财政年度的财务报表和签署声明;

      (b)为采用报告的会议提供财务报表和签署声明;

      (c)选举管理委员会成员;

      (d)任命当前会计年度的审计师、会计师和批准人;

34. 其他三级注册协会年度大会上开展的业务

(1)本条规则仅在协会是适用法案59B条的三级注册协会时方适用。

(2)以下业务必须在协会的每次年度全体会议上进行——

        (a)接受协会上一次报告的财政年度的财务报表和签署声明;

        (b)为采用报告的会议提供财务报表和签署声明;

        (c)选举管理委员会成员;

35. 全体会员会议通知

(1)秘书可以召开协会的全体会议。

(2)秘书必须在会议举行前至少提前14天通知每个协会会员。

(3)如果秘书不能或不愿意召开会议,会长必须召开会议。

(4)管理委员会可以决定通知的方式。

(5)然而,以下会议必须有书面通知——

      (a)审理和裁决反对管理委员会决定的个人——

             (ⅰ)拒绝加入协会会员的申请;或

             (ⅱ)终止作为协会会员的身份;

      (b)审理和裁决协会特别会议的决议。

(6)大会通知必须表明会议上进行的业务。

 

36. 全体会议的法定人数与延期

(1)全体会议的法定人数至少是上一次全体会议结束时选举的或任命的管理委员会成员数加1。

(2)但是,如果协会的所有会员都是管理委员会成员,那么法定人数是会员总数减1。

(3)除非在全体会议开始进行事务商讨时出席人数已达到法定人数,否则不得进行事务商讨。

(4)如果应管理委员会成员或协会会员要求而召开的全体会议,在开始的30分钟内出席人数仍不足法定人数,则该次会议失效。

(5)如果不同于管理委员会成员或协会会员要求而召开的全体会议,在开始的30分钟内出席人数仍不足法定人数,则——

       (a)该次会议将被延期至少7天;且

       (b)由管理委员会决定延期会议的日期、时间和地点。

(6)主席可以同意任何达到法定人数的会议在会议休会时从一个地方移动到另一个地方。

(7)如果会议是根据子规则(6)中,会议上余下的未完成事项可以在延期会议继续。

(8)秘书无需为延期会议或延期会议上进行的事务向会员给予任何通知,除非会议延期至少30天。

(9)如果会议被延期了至少30天,延期会议的通知必须以同样的方式通知到最初的会议。

37. 全体会员会议程序

普通会员可以亲自、由代理人、律师或使用任何合理的允许会员听取和参与讨论的方式参与并在大会上投票。

按照上述子规则(1)规定参与会议的会员,被视为出席了会议。

在每次全体会议上——

          由会长主持该次会议;且

  • 如果没有会长或在该次会议开始时间的15分钟内会长未出现或不愿主持该次会议,则应由副会长主持会议。如果副会长在会议开始时间的15分钟内未出现或不愿主持会议,则出席会员必须选出一名会议主席;和

  会议主席必须以适当、有序的方式主持会议。

38. 全体会员会议表决

(1)在全体会议上,每个提案、事务或决议(除特别决议外)都必须由出席会议的多数会员的投票决定。

(2)每位出席并有权表决的普通会员均仅拥有一个投票权,且如果赞成与反对票数相等,

主席有决定权以及主要投票权。

(3)如果普通会员在会议日拖欠年会费, 则此会员无权在大会投票,

(4)投票方法由管理委员会决定。

(5)但是,如果至少20%出席的普通会员要求进行不记名投票,则投票必须以不记名投票的方式进行。

(6)如果是进行不记名投票,主席必须任命两位会员按主席决定的方式进行不记名投票。

(7)采取无记名投票的结果由主席宣布作为投票过的会议决议。

39. 特别全体会员会议

(1)秘书必须在下列情况下在给予协会会员会议通知后14天内召开特别全体会员会议——

           (a)在管理委员会要求召开全体会员会议;或

           (b)给出由以下会员签署的书面请求——

                      (ⅰ)至少有33%的管理委员会成员签署;或

                      (ⅱ)协会普通会员的数量至少等于协会管理委员会成员数量的两倍加1所签署;或

           (c) 被给予一份有意反对管理委员会决定的书面通知——

           (i)  拒绝会员资格申请;或

           (ii)  终止会员资格。

(2) 子规则(1) (b)中提到的请求必须表明——

           (a)召开特别全体会议的理由;以及

           (b)在该次会议上开展的业务。

(3) 特别大会必须在秘书进行以下行为后的3个月内举行——

           (a)直接召集由管理委员会主持的会议;或

           (b)收到子规则(1)(b)中提到的请求;或

           (c)收到子规则(1)(c)中提到的上诉意图的书面通知;或

(4) 如果秘书不能或不愿意召集特别会议,会长必须召开会议。

40. 代理

(1)代理人的任命文书须以书面形式作出并按以下,或类似的格式——

【协会名称】:

本人,即                                           ,作为协会的一名会员,特此任命                         

                                            ,作为本人的代理人,代表本人在于20                    日即将举行的协会(年度)全体会议及其任何延期会议上投票。

 

签署于20                     

 

签名

(2)委托任命的代理必须——

       (a)如果委托人是个人,则由委托人签署或委托人的律师书面授权;或

       (b)如果委托人是一家公司——

              (ⅰ)加盖有公章;或

              (ⅱ) 经公司正式授权官员或律师签字。

(3)代理人可以是协会的会员,亦可是其他人士。

(4)委托任命的代理被授予要求无记名投票的权力。

(5)在会议或者延期会议开始前,每份委任代理的文书必须递交给秘书,在会上文书中指定的人进行投票。

(6)除委托人另有指示外,代理人可以按照其认为适当的方式进行表决。

(7)如果会员希望代理人对某项决议案做出赞成或反对表决,则任命该代理人的文书必须采用以下(或类似)格式:

 

【协会名称】:

本人, 即                          的                              ,作为协会的一名会员,特此任命             ,即                          的                             ,作为本人的代理人,代表本人在于20     年       月        日举行的协会(年度)全体会议及其任何延期会议上表决        。

 

签署于20     年       月        日

签名

本表格应被用于*赞成/*反对(划掉不想要的一项)以下决议案:

【列出有关决议】

 

41. 全体会议的会议记录

(1)秘书必须确保所有问题、事务、决议和每次全体议的其他议程的完整和准确的会议记录都记录在一本会议记录本中。

(2)为确保会议记录的准确性——

      (a)每次全体会议的会议记录都必须经过该次会议的主席或下一次全体会议主席签字,证实其准确性;以及

      (b)每次大会会议记录必须有会议主席签署,或下一个协会大会会议或年度大会主席的签署,以验证其准确性。

(3)如果协会会员有所要求,秘书必须在收到请求后28天内——

       (a)提供特定全体会议的会议记录簿,供会员在约定的时间和地点进行检查;以及

      (b) 向会员提供会议记录的副本。

(4)协会可以要求会员为此等会议记录副本支付合理的成本费用。

42. 协会规则

(1)为了协会的内部管理,管理委员会可能会修改或废除不符合这些规则的章程。

(2)经普通会员在协会全体会议上表决,可将则搁置。

43. 章程的更改

(1)根据法案,本章程可以经全体大会上通过的特别决议案被修订、作废或增补。

(2)但是,此等修订、作废或增补只有由首席执行官注册登记后方为有效。

44. 公章

(1)管理委员会必须确保协会拥有一枚公章。

(2)公章必须——

     (a)由管理委员会妥善保管;并且

(b)仅在管理委员会的职权下使用。

(3)每份加盖有公章的文书均须由管理委员会的一位成员签字并由以下人士联签——

            (a)秘书;或

            (b)管理委员会的另外一名成员;或

            (c)被管理委员会授权的人士。

45. 资金与账目

(1)协会的资金必须保存在由管理委员会决定的协会金融机构所开立的账户中。

(2)记录与账目必须以英语来书写,且应写明完整和准确的协会相关财务事项。

(3)协会收到或获捐的所有款项,均应在收到后尽快存入协会在金融机构的账户中。

(4)协会支付金额为100美元或更多金额时,必须通过支票或电汇方式转帐。

(5)如果以支票方式支付100美元或更大金额,支票必须经以下任何两位人士签字——

         (a) 会长

         (b)秘书;

         (c) 财务主管;

         (d)由管理委员会授权可以在协会开出的支票上签字的两位其他会员中的一位。

(6)但是,签署支票的其中一人必须是会长、秘书或财务主管中的一位。

(7)不同于工资、津贴或小额现金赔偿的支票,该支票必须为不可转让的划线支票。

(8)小额现金账户必须保持在预付系统且管理委员会必须决定该帐户的小额现金数量。

(9)所有的支出都必须通过管理委员会会议批准或认可。

46. 一般财务事务

(1)管理委员会的代表,财务主管必须尽快在每个财政年度的结束日期之后,确保上一个可报告的财政年度的财务报表已准备好。

(2)协会的收入和财产只能使用在促进协会的目标和行使协会的权力

47. 文件

管理委员会必须确保安全妥善地保管协会的账簿、文件、文书和证券。

48. 财政年度

协会财政年度的截止日期为每年的6月30日。

49. 盈余资产向其他实体的分配

(1)  此规则适用于该协会——

      (a)根据法案第10部分协会处于清盘;和

      (b)有盈余资产。

(2) 盈余资产不可在协会会员之间进行分配。

(3) 必须将盈余资产给予符合以下条件的其他实体——

             (a)具有与该协会类似的目标;且

             (b)该实体规定禁止将实体的收入及资产分配给其会员。

(4)在本章程中,“盈余资产”的定义参见法案第 92节(3)。